Pangunahin Mga Hindi Kinikita Checklist sa Pagpaplano ng Kaganapan sa Pagpopondo

Checklist sa Pagpaplano ng Kaganapan sa Pagpopondo

Ang mga kaganapan sa pangangalap ng pondo ay maaaring makalikom ng maraming pera para sa iyong samahan kung ang mga ito ay mahusay na binalak at naisakatuparan, ngunit maaari rin silang gumugol ng oras at magastos. Ang susi ay ang estratehikong pagpaplano at malinaw na inilalagay ang iyong badyet, layunin at mga layunin muna. Matapos pumili ng isang petsa at lumikha ng isang master plan para sa iyong kaganapan, makakatulong ito upang lumikha ng isang timeline at checklist upang manatili ka sa track. Good luck at magsaya!

Anim na Buwanang Lumabas (o Higit Pa)

  • Tukuyin ang Pakay - Bago ka magsimulang magplano, magpasya sa layunin ng iyong kaganapan. Para ba ito sa pangangalap ng pondo o tungkol din sa pagtuturo sa mga donor sa iyong samahan? Ang maramihang mga layunin ay mabuti, ngunit pinakamahusay na magkaroon ng isang pangunahing layunin na maghimok ng kaganapan. Isaisip ang iyong mga pangunahing at menor de edad na layunin sa pagdaan mo ng proseso ng pagpaplano upang manatiling nakatuon ka sa malaking larawan.
  • Itakda ang Mga Layunin at Mga Layunin - Itakda ang mga tukoy na layunin at layunin para sa iyong kaganapan sa pangangalap ng pondo. Gaano karaming pera ang sinusubukan mong makalikom? Para ba ito sa isang lugar o maraming lugar ng iyong nonprofit, negosyo o pangkat? Isaisip ang iyong layunin sa pangangalap ng pondo habang itinatakda mo ang iyong badyet.
  • Delegado - Ang mga mas malalaking organisasyon ay maaaring magkaroon ng isang buong kagawaran ng pagpaplano ng kaganapan, na kung saan ay isang regalo. Kung ito ang kaso, bigyan ang koponan ng isang malinaw na balangkas ng mga layunin, layunin at iyong badyet, at hayaan silang gawin ang pangunahing pagpaplano. Para sa natitirang sa amin, tumatagal ito ng isang nayon - o hindi bababa sa isang talagang mahusay na komite. Hayaang ang iyong tagaplano ng pangunahin na kaganapan o direktor ng pag-unlad ay kumalap ng isang komite upang pangasiwaan ang iba't ibang mga aspeto ng fundraiser. Ang kaganapan ay magiging mas makinis kung may malinaw na mga tungkulin, layunin at inaasahan.
  • I-target ang Iyong Madla - Upang matukoy kung sino ang iyong inaanyayahan at / o nagbebenta ng mga tiket, pag-isipan kung sino ang iyong target na madla at kung ang kaganapan ay pampamilya. Makakatulong ito na matukoy ang iyong tema, pagkain at mga aktibidad. Bilang karagdagan, kung inaanyayahan mo ang iyong buong portfolio ng donor - kung ito ay 100 o 1,000 katao - isaalang-alang kung nais mong hilingin sa kanila na mag-imbita ng mga kaibigan.
  • Tantyahin ang pagdalo - Tantyahin kung gaano karaming mga tao sa tingin mo ang magmumula batay sa kung gaano karami ang iyong inaanyayahan at kung ano ang alam mo tungkol sa iyong donor base. Tutukuyin nito ang pagpepresyo ng tiket at ang laki ng venue na kailangan mong hanapin. Naturally, madali itong tantyahin kung ito ay isang taunang kaganapan.
  • Magtakda ng Badyet - Balangkas ang isang makatotohanang badyet at gumana sa loob ng mga parameter. Kung ito ay isang unang kaganapan, pagkatapos ay kakailanganin mong gumawa ng ilang pinag-aralan na hulaan. Makipag-usap sa iba pang mga samahan na may katulad na laki na nagsagawa ng mga katulad na kaganapan at tingnan kung mayroon silang mga mungkahi sa pagbabadyet. Isaalang-alang ang mga gastos sa venue, pagkain, bayad sa speaker / paglalakbay / tirahan, banda / DJ, mga bulaklak, dekorasyon at mga pabor.
  • Itakda ang Cost Per Ticket - Tukuyin kung ano ang nais mong kumita sa bawat tiket upang matukoy ang gastos sa bawat tiket at kung gaano karaming mga tiket ang kailangan mong ibenta. Ang ilang mga kaganapan ay mayroon ding maraming mga antas ng tiket at mga puntos ng pagpasok, tulad ng isang hapunan ng tiket o inumin at isang after-party na tiket. Maaari ka ring magbenta ng mga VIP ticket na may mga espesyal na perks tulad ng valet parking at prayoridad na puwesto.
  • Maghanap at Mag-book ng isang Venue - Matapos ang pagpapasya sa laki at saklaw ng iyong kaganapan, maghanap ng isang venue na nasa loob ng iyong badyet at makakatulong lumikha ng kapaligiran na gusto mo sa iyong fundraiser. Ma-book ito nang maaga, at magbayad ng anumang kinakailangang deposito. Kung nasa labas ang iyong kaganapan, mabuting magsaliksik kung kakailanganin mo ang mga pahintulot para sa mga tolda, hayop, tunog, ilaw, paputok, atbp.
  • Ipadala ang Mga Detalye - Alerto ang lahat ng mga naaangkop na tao tungkol sa iyong fundraiser, parehong panloob at pagkatapos ay panlabas. Ang iyong paaralan, nonprofit o organisasyon ay nais na ilagay ang fundraiser sa pangunahing kalendaryo, at pagkatapos ay magtakda ng isang oras upang mag-imbita ng mga donor at ipaalam sa publiko.
  • Pagrekrut ng Mga Sponsor ng Corporate - Maraming mga kaganapan sa pangangalap ng pondo ang nagsasangkot ng mga kasosyo sa korporasyon na nag-sponsor ng isang talahanayan o underwrite ng isang tiyak na bahagi ng kaganapan. Ang pagbuo ng mga pakikipagsosyo na ito ay direktang makakaapekto sa iyong badyet at kung magkano ang maaari mong gastusin sa iba pang mga mamahaling lugar tulad ng pagkain. Bago magrekrut, magpasya kung paano mo makikilala ang mga sponsor. Sa mga programa? Mula sa entablado? Sa mga palatandaan?
  • Pumili ng isang Tema - Tukuyin ang tono at tema para sa iyong fundraiser. Ang ilang mga kaganapan ay pormal at ang ilan ay kaswal. Matutukoy ng mga kadahilanang ito kung paano mo planuhin at palamutihan. Ang mga naka-temang kaganapan ay nakakatuwang magplano at dumalo, ngunit hindi bawat kaganapan ay kailangang magkaroon ng isa. Minsan mas mainam na gawing simple ito at huwag baguhin ang mga tema bawat taon. Sa pamamagitan ng pagho-host ng 'X Taunang Nonprofit Gala,' binawasan mo ang pasanin sa pagpaplano sa iyong kawani at mga boluntaryo pati na rin ang perang ginastos sa bagong palamuti at graphics. Tip ng henyo: Subukan ang isa sa mga ito 30 mga tema ng kaganapan sa pangangalap ng pondo .
  • Tukuyin ang Pag tatak - Bumuo ng isang kaukulang graphic para sa iyong kaganapan upang itaguyod ito o magpasya kung gumagamit ka ng logo ng iyong nonprofit. Kung gayon, manatiling pare-pareho sa iyong tatak habang nagdaragdag ng isang elemento ng visual na interes.
  • Mag-book ng Anumang Seguridad - Isaalang-alang kung kailangan mo ng mga opisyal ng seguridad sa iyong kaganapan at kung gayon, gawin ito sa iyong badyet.
  • Mag-sign Vendor at Aliwan - Kilalanin at i-book ang iyong speaker, banda / DJ, aliwan, litratista / videographer at tagatustos (kung ang isa ay hindi sumama sa venue). Sa sandaling kumpirmahin ng mga vendor ang kanilang pakikilahok, magkaroon ng isang miyembro ng komite o iyong kagawaran ng kaganapan na magtrabaho kasama nila sa kinakailangang mga kaayusan sa paglalakbay. Ipabatid ang iyong mga layunin at inaasahan para sa kaganapan at para sa tagapagsalita o aliwan. Mag-sign ng anumang kinakailangang mga kontrata at magbayad ng anumang kinakailangang mga deposito.

Three Months Out

  • Plano ang Paradahan - Isaalang-alang kung saan magpaparada ang mga tao, at kung kailangan mong kumuha o kumuha ng mga volunteer parking attendant. Kadalasang kapaki-pakinabang na magkaroon ng isang magagamit na mapa ng paradahan sa iyong website at ipadala sa mga tao ang impormasyong iyon bago ang fundraiser. Kung ito ay isang pormal na kaganapan, isaalang-alang ang pagkakaroon ng valet parking na magagamit. Tip genius : Magdagdag ng mga kalakip sa iyong mga pag-sign up upang gawing simple ang mga detalye ng kaganapan para sa mga dadalo.
  • Huwag Kalimutan ang Mga Pasilidad - Hindi ito ang pinaka kaakit-akit na bagay na dapat isipin, ngunit tiyaking istratehiya mo kung gaano karaming mga banyo ang iyong venue ay nasa proporsyon sa bilang ng mga dumalo. Maaaring kailanganin mong magdala ng portable potities.
  • Lumikha ng isang Plano B - Kung ang iyong kaganapan ay nasa labas, magkaroon ng isang plano B sa lugar para sa pag-ulan, ito man ay isang tent o isang kahaliling venue.
  • Mag-order ng Mga Bulaklak - Kung magkakaroon ka ng mga bulaklak sa iyong kaganapan, magpasya kung aling mga bulaklak ang gusto mo at ilagay ang order. Isaalang-alang ang paggamit ng mga bulaklak na nasa panahon sa oras ng kaganapan upang makatipid ng pera. Ang Greenery ay isa ring pagpipilian na madaling gamitin sa badyet.
  • Planuhin ang Menu - I-finalize ang iyong menu sa caterer. Kung mag-print ka ng mga menu para sa mga talahanayan, magpatuloy at magpasya sa isang layout at font. I-print ang mga ito ngayon o magtakda ng isang paalala upang mai-print ang mga ito isang buwan sa labas.
  • I-advertise - Tatlo hanggang apat na buwan ang labas ay ang pinakamahusay na oras upang simulan ang advertising ng iyong kaganapan upang matiyak na nakakakuha ito sa mga kalendaryo ng mga tao. Maaari kang magbahagi ng impormasyon sa social media, sa pamamagitan ng mga newsletter sa email at / o i-save ang petsa - alinman sa isang na-mail na kopya o digital na paanyaya.
  • I-set up ang Pagpaparehistro sa Online - Lumikha ng isang Pagrehistro sa online kung posible upang i-streamline ang iyong mga RSVP at pagbabayad lahat sa isang system.
  • Patunayan ang mga Dadalo - Magkaroon ng isang sistema kung saan maaari mong maitala kung sino ang dumadalo at kung nagbayad sila. Magpasya kung ikaw ay nagpapadala o e-mail ng mga tiket. Gayundin, isaalang-alang kung ano ang iyong gagawin kung ang mga taong wala sa listahan ng RSVP ay magpapakita sa gabi ng kaganapan. Tip genius : Mag-download ng impormasyon ng kaganapan kasama ang DesktopLinuxAtHome pasadyang pag-uulat .
  • Mga Target na Imbitasyon - Cater ang iyong advertising patungo sa iyong target na madla. Ang gumagana para sa mga millennial ay hindi pareho ng diskarte na gagamitin sa mga baby boomer. Hindi mahalaga ang iyong madla, kailangan mong kumbinsihin ang mga tao na ang kaganapan ay nagkakahalaga ng kanilang oras at pera.
  • Imbitahan ang mga pangunahing Donor - Personal na mag-anyaya ng iyong pangunahing mga nagbibigay. Humirang ng isang development officer o ibang kawani na tatawag at mag-anyaya ng mga donor na dumalo sa kaganapan.
  • Pindutin ang Base sa Speaker / Aliwan - Makipagtulungan sa tagapagsalita o aliwan para sa kaganapan upang kumpirmahin ang iyong mga inaasahan para sa gabi.
  • Mag-iskedyul ng Mga Boluntaryo - Depende sa laki at saklaw ng iyong kaganapan, isaalang-alang humihingi ng tulong sa mga boluntaryo , pareho bago at araw ng kaganapan. Bigyan sila ng mga name tag o kamiseta at pagkain sa araw ng kaganapan.

One Month Out

  • Kumpirmahin ang Agenda - Tapusin ang agenda / timeline sa lahat ng mga pangunahing manlalaro. Tiyaking alam ng lahat ng mga kalahok / tagaganap / emcee ang iskedyul at inaasahan. Bigyan sila ng isang point of contact kung mayroon silang mga katanungan.
  • Magpadala ng mga imbitasyon - I-mail ang mga pormal na paanyaya sa apat hanggang anim na linggo bago ang kaganapan, at tiyaking isama ang isang paraan sa RSVP na may deadline na dalawang linggo bago ang kaganapan upang magkaroon ka ng magandang ideya tungkol sa mga numero.
  • Planuhin ang Ambient Music - Magpasya sa background music kung ang isang banda o DJ ay hindi sumasaklaw nito para sa iyong kaganapan.
  • Kumpirmahin ang Mga Sponsor - Kumpirmahin ang lahat ng iyong corporate at pribadong sponsorship at ipaalam sa kanila kung paano sila makikilala.

Dalawang Linggo na

  • Ayusin ang Mga Pagbabayad - Magplano ng mga paraan ng pagbabayad para sa mga vendor, tagapalabas, litratista at kawani ng serbisyo.
  • Kumpirmahin ang mga RSVP - I-double-check ang mga numero sa pagdalo kasama ang venue at tagapag-alaga upang matiyak na mayroon kang sapat na mga mesa, upuan at pagkain. Asahan na ang ilang mga tao ay hindi magpapakita at ang ilan ay darating nang walang RSVPing. Karaniwan itong pantay ngunit palaging matalino na magkaroon ng mga sobrang upuan at ilang dagdag na setting ng lugar.
  • Tapusin ang Mga Plano - Makipagkita sa mga pinuno ng iyong koponan o mga upuan ng komite upang muling bisitahin ang bawat lugar ng timeline ng kaganapan. Ito ay isang magandang pagkakataon upang punan ang mga puwang at tiyaking lahat ay nasa parehong pahina. Siguraduhing bumuo ng mga kinakailangang plano sa pag-backup.
  • Magplano ng Pangwakas na Komunikasyon - Makipagtagpo sa banda, emcee, aliwan at mga boluntaryo upang bigyan sila ng mga mapa at isang na-update na timeline para sa gabi.
  • I-print ang Listahan ng Bisita at Mga Tag ng Pangalan - Kumpirmahin at i-print ang listahan ng panauhin at mga name tag. Magagamit ang mga blangko na name tag para sa mga huling minutong bisita o nawawalang mga name tag.
  • Tapusin ang Upuan - Kung nakatalaga ka ng pagkakaupo, kumpirmahin ang pag-aayos ng talahanayan at tsart ng pag-upo.
  • Paglinis ng Plano - Gumawa ng isang plano sa paglilinis at iparating ito sa iyong koponan upang malaman nila kung ano ang gagawin kapag natapos na ang kaganapan. Linawin kung ano ang gagawin ng venue at kung ano ang responsibilidad na kumpletuhin ng iyong koponan.

Ang Araw Bago

  • Mag-set up - Kung maaari, i-set up ang venue araw na bago (o maaga sa umaga sa araw ng kaganapan). Siguraduhin na ang lahat ng mga palatandaan ay nasa itaas, ang mga talahanayan ay nasa lugar at ang lugar ng pagrehistro ay may kasamang mga name tag, listahan ng rehistro, panulat, at papel.
  • Gumawa ng isang Kasanayan Run - Kung ito ay isang malaki o kumplikadong kaganapan na may maraming mga gumagalaw na bahagi, isaalang-alang ang paggawa ng isang kasanayan na tumakbo upang matiyak na alam mo kung saan ang lahat ay mai-set up at kung aling mga tao ang dapat na nasaan at kailan.
  • Kumpirmahin ang Lahat ng Mga Detalye - Ang nakaraang araw ay halos kasing halaga ng araw ng kaganapan. Kumpirmahin ang lahat ng mga pangunahing at menor de edad na detalye na mahalaga sa kaganapan tulad ng paghahatid ng bulaklak / dekorasyon, order ng pagkain, iskedyul at paglalakbay ng panauhing tagapagsalita.
  • Dobleng Suriin ang Panahon - Kung parang ulan, ipatupad ang Plan B para sa mga panlabas na kaganapan at magkaroon ng mga payong na magagamit at mga parking attendant sa kamay para sa mga panloob na kaganapan. Kahit na ang ulan ay hindi makakasakit sa sinuman, ang mga tao ay may posibilidad na mag-opt out sa mga kaganapan kapag may masamang panahon.

Araw ng Kaganapan

  • Tapusin ang Pag-set up - I-set up ang anumang bagay na hindi mo nagawa noong nakaraang araw.
  • Makipag-usap - Siguraduhin na ang lahat ng mga kawani, mga boluntaryo at vendor ay may mga kopya ng iskedyul, mga tagubilin at mga numero ng telepono sa pakikipag-ugnay kung kailangan nila upang maabot ang isang tao.
  • Mag-ayos ka na - Bayaran ang mga vendor at tiyaking pasalamatan sila.
  • Magtakda ng Mga Palatandaan sa Paradahan - Kung kinakailangan, maglagay ng mga karatula sa paradahan na magdidirekta sa mga panauhin kung saan iparada. I-block ang mga lugar kung saan hindi dapat iparada ng mga tao at baka subukang gawin ito.
  • Kumpletuhin ang isang Volunteer Check - Mag-check in sa mga boluntaryo upang matiyak na mayroon sila ng lahat ng kailangan nila.
  • Magbigay ng isang maligayang pagdating - Hindi mahalaga kung ano ang nangyayari sa likod ng mga eksena, batiin ang mga bisita nang may ngiti at ipaalam sa kanila na natutuwa ka na na dumating sila.

Pagkatapos ng Kaganapan

  • Sumulat ng Salamat sa Mga Tala - Siguraduhing pasalamatan ang iyong mga kalahok, sponsor, donor at mga boluntaryo pagkatapos ng kaganapan. Ang isang tala o tawag sa telepono ay malayo pa dahil ginugol ng mga tao ang kanilang oras, lakas at pera upang maging matagumpay ang iyong kaganapan. Kapag sa tingin ng mga tao na pinahahalagahan, mas malamang na makilahok muli. Samantalahin ang pagkakataon na paalalahanan sila kung ano ang natulungan ng kanilang suporta upang makamit.
  • Kumpletuhin ang isang Buong Pagsusuri - Pag-aralan ang iyong mga gastos, kita at tinantyang oras na nagpunta sa kaganapan upang matukoy kung gaano karaming pera ang iyong naipon para sa iyong dahilan at kung gaano karaming oras ang kinakailangan mula sa iyo, sa iyong kawani at mga boluntaryo. Gamitin ang impormasyong ito upang magpasya kung paano magpatuloy sa isang katulad na kaganapan sa hinaharap.

Ang pagpaplano ng isang kaganapan sa pangangalap ng pondo ay maaaring maging isang maayos na proseso na may isang balangkas na plano at isang mahusay na koponan. Tandaan na manatiling nakatuon sa malaking larawan sa buong proseso at subaybayan ang iyong oras at gastos upang ma-maximize ang iyong mga pagsisikap sa pangangalap ng pondo.



mga katanungan na tanungin mo ang isang tao na makilala ang mga ito

Andrea Johnson ay isang katutubong Texan na ngayon ay nakatira sa Charlotte, N.C., kasama ang kanyang asawa at dalawang anak na babae. Nasisiyahan siya sa pagtakbo, pagkuha ng litrato at magandang tsokolate.


Ginagawang madali ng DesktopLinuxAtHome ang pag-aayos ng hindi pangkalakal.


Kagiliw-Giliw Na Mga Artikulo